JP3933407B2

JP3933407B2 - Document processing apparatus, document processing method, and storage medium storing document processing program

Info

Publication number: JP3933407B2
Application number: JP2001065120A
Authority: JP
Inventors: 一寿武谷
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2001-03-08
Filing date: 2001-03-08
Publication date: 2007-06-20
Anticipated expiration: 2021-03-08
Also published as: JP2002269124A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子化された文書の属性を利用して検索や分類を行い、文書群の分析を実行して文書管理を行う文書処理装置、文書処理方法および文書処理プログラムが格納された記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、電子化文書を管理するシステムがあるが、これらのシステムでは、文書名、作成日や更新日などの書誌情報を利用して文書群の管理、検索や分類などの文書群の分析を支援するようになっている。また、個々の文書にキーワードや文書内容の一部を抽出した情報を文書の書誌情報として利用し、文書群の分析を支援する方法もある。さらには、キーワード抽出や文書内容からの情報抽出を自動化して、システムへの文書登録の利便性を向上させる方法もある。
また、システムがあらかじめ用意した文書に付帯させる情報以外に、利用者が付帯させる情報を定義できるシステムがある。このようなシステムでは、属性の項目名称や項目の型を定義することが可能であり、文書登録時や文書更新時を含めた任意の時点で利用者が定義した項目の型に従い項目値を入力したり、自動で入力させたりすることができるようになっている。
さらに、これまでに述べた文書の書誌情報や文書付帯項目の複数を纏めて文書の属性として定義する方法も知られている。属性の名称を定義し、その属性に含まれる項目の名称や項目の型を複数定義して文書種として利用する方法である。属性内の項目の増減、項目の名称／型を編集することができたり、文書の登録や更新時に文書の属性を選択し、個々の項目の型に従った項目値を代入することができる。
【０００３】
以上のように、従来から様々な文書の書誌情報、文書属性を利用して文書群の検索を行う方法が利用されている。利用者は、書誌情報の値、文書属性の値を検索条件として指定して文書群からいくつかの文書を抽出して利用することができる。また、上述以外に文書の書誌情報の値、文書属性の値に基づいてシステムが分類を行い、文書群の分析を行う方法も知られている。
また、文書の新たな属性を定義する際に、既存の属性の一部（または全部）を利用して属性を引き継ぎ、その編集の履歴を残す文章処理装置も提案されている。この文章処理装置では、属性の編集履歴を利用して検索などを行うようになっている。具体的には、属性Ａの一部（または全部）を引き継いだ属性Ｂがある場合、属性Ｂを対象に検索条件が設定されたときに、属性Ａの文書群も検索する方法である。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述の文章処理装置では、元の属性とその属性を引き継いだ属性間の関係が、関係が有る・無しでしか記述しておらず属性内容が具体的でなかった。また、Ａ属性を継承したＢ属性、Ｂ属性を継承したＣ属性があるときに、Ａ属性とＣ属性の関連性を考慮しての検索などが行えなかった。
また、上述の各従来方法では、利用者が定義する文書の属性の名称、属性に含まれる項目の名称、項目の型の変更などの文書属性の編集を行った場合に、その編集の前後で属性種が異なるため、旧属性種を指定して検索を行うと新属性種に対応した文書が検索できなかったり、編集の記録を利用者が管理したとしても検索条件の指定が煩雑になることがあった。また、システムが文書群の分類を行う際にもこのような編集の前後の関連性を考慮しないため、望む分類結果が得られない場合があった。
【０００５】
そこで、本発明の目的は、属性の名称、属性に含まれる項目の名称、属性に含まれる項目型の変更などの編集が行われた際の履歴を記録し、属性間の関連性継承の有無、時間的差異を考慮して文書群分析、検索、分類などの際に利用することができる文書処理装置、文書処理方法および文書処理プログラムが格納された記憶媒体を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の発明では、個々の文書に対して、当該文書が取得された日付、文書作成者の人名、文書形式などの属性を付加する属性付加手段と、前記属性付加手段によって属性が付加された文書を属性ごとに格納する文書格納手段と、前記文書格納手段に格納されている文書の内容変更、編集、検索などの指示を入力する指示入力手段と、前記指示入力手段によって前記文書格納手段に格納されている文書の内容変更や編集の指示が入力された場合、該当する文書の内容変更や編集を行う文書編集手段と、前記文書編集手段によって内容変更や編集された文書に対して前記属性付加手段により新たに付加された属性の変更履歴、編集履歴を記憶する履歴記憶手段と、前記履歴記憶手段が前記文書編集手段によって内容変更、編集された各文書の属性の変更履歴、編集履歴の時間差を属性間の関連性として記憶する関連性記憶手段と、前記指示入力手段によって文書の検索の指示が入力された場合、前記文書格納手段に格納されている文書の分析を行う文書分析手段と、を備え、前記文書分析手段は、前記関連性記憶手段に記憶されている内容変更、編集された各文書の属性の変更履歴、編集履歴の時間差に基づいて、文書の分析を行うことにより、前記の目的を達成する。
請求項２記載の発明では、請求項１記載の発明において、前記文書分析手段による分析結果を表示する表示手段をさらに備え、前記関連性記憶手段は関連性を加算または、逆算することで関連度に応じたランキングを検索結果として前記表示手段に表示することにより、前記の目的を達成する。
【０００７】
請求項３記載の発明では、個々の文書に対して、当該文書が取得された日付、文書作成者の人名、文書形式などの属性を付加する文書属性付与部と、属性が付加された文書を属性ごとに格納する文書属性蓄積部と、文書の内容変更、編集、検索などの指示が入力される入力デバイスと、文書の内容変更や編集を行う文書属性編集部と、新たに付加された属性の変更履歴、編集履歴を記憶する文書属性編集履歴蓄積部と、検索や分類などの処理を実行する分析処理実行部と、から構成される文書処理装置において、前記文書属性付与部が、個々の文書に対して、当該文書が取得された日付、文書作成者の人名、文書形式などの属性を付加する第１のステップと、前記第１のステップで属性が付加された文書を属性ごとに前記文書属性蓄積部に格納する第２のステップと、前記第２のステップで前記文書属性蓄積部に格納された文書の内容変更、編集、検索などの指示が前記入力デバイスに入力される第３のステップと、前記第３のステップで前記文書属性蓄積部に格納されている文書の内容変更や編集の指示が前記入力デバイスに入力された場合、前記文書属性編集部が該当する文書の内容変更や編集を行う第４のステップと、前記第４のステップによって内容変更や編集された文書に対して、前記第１のステップにより新たに付加された属性の変更履歴、編集履歴を前記文書属性編集履歴蓄積部に記憶する第５のステップと、前記第５のステップが前記第４のステップによって内容変更、編集された各文書の属性の変更履歴、編集履歴の時間差を属性間の関連性として前記文書属性編集履歴蓄積部に記憶する第６のステップと、前記第３のステップで文書の検索の指示が入力された場合、前記分析処理実行部が前記第２のステップで前記文書属性蓄積部に格納された文書の分析を行う第７のステップと、を備え、前記第７のステップは、前記第６のステップで前記文書属性編集履歴蓄積部に記憶されている内容変更、編集された各文書の属性の変更履歴、編集履歴の時間差に基づいて、文書の分析を行うことにより、前記の目的を達成する。
【０００８】
請求項４記載の発明では、個々の文書に対して、前記文書が取得された日付、文書作成者の人名、文書形式などの属性を付加する属性付加機能と、前記属性付加機能によって属性が付加された文書を属性ごとに格納する文書格納機能と、前記文書格納機能に格納されている文書の内容変更、編集、検索などの指示を入力する指示入力機能と、前記指示入力機能によって前記文書格納機能により格納されている文書の内容変更や編集の指示が入力された場合、該当する文書の内容変更や編集を行う文書編集機能と、前記文書編集機能によって内容変更や編集された文書に対して前記属性付加機能により新たに付加された属性の変更履歴、編集履歴を記憶する履歴記憶機能と、前記履歴記憶機能が前記文書編集機能によって内容変更、編集された各文書の属性の変更履歴、編集履歴の時間差を属性間の関連性として記憶する関連性記憶機能と、前記指示入力機能によって文書の検索の指示が入力された場合、前記文書格納機能に格納されている文書の分析を行う文書分析機能と、がコンピュータに実現させるためのコンピュータ読み取り可能な文書処理プログラムに格納されており、前記文書分析機能は、前記関連性記憶機能に記憶されている内容変更、編集された各文書の属性の変更履歴、編集履歴の時間差に基づいて、文書の分析を行うことにより、前記の目的を達成する。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施の形態について図１ないし図１０を参照して詳細に説明する。
図１は、本実施の形態に係る文書処理装置の概略構成を示したブロック図である。文章処理システムは、図１に示したように、入力デバイス１、表示装置２、装置制御部３、文書属性付与部４、分析処理実行部５、文書登録部６、文書蓄積部７、文書属性編集部８、文書属性蓄積部９および文書属性編集履歴蓄積部１０を具備している。
文書登録部６は、スキャナ、カメラ、キーボードなどの入力デバイス１に接続されており、また図示しないネットワーク接続装置から構成され、文書処理装置のシステムへの入力を行う。
装置制御部３は、ＣＰＵ（中央処理装置）やメモリなどから構成され、入力された文書を文書蓄積部７に保管する。文書蓄積部７は、揮発性メモリ、ハードディスクまたはそれに類する外部記憶装置から構成される。
文書属性編集部８は、文書に付与する文書属性の名称、項目の名称や型などを定義し、定義した文書属性を文書属性蓄積部９に保存する。また、一度保管した文書属性を文書属性蓄積部９から取り出し、文書属性編集部８にて編集を行うことができる。
【００１０】
文書属性編集履歴蓄積部１０では、文書属性編集部８が実行する編集処理の履歴を記録する。文書属性付与部４は、文書蓄積部７から取り出した文書と文書属性蓄積部９から取り出した文書属性を対応づけさせ、属性に含まれる項目の値を代入することもできる。対応づけられた文書と属性は、文書蓄積部７に登録される。
分析処理実行部５は、検索や分類の条件の設定が行われた後に検索や分類などの処理を文書蓄積部７から文書群を取り出し、それらを参照することで実行する。実行した結果は表示装置２に出力されるようになっている。
入力デバイス１は、利用者が操作するキーボードなどのデバイスから構成され、文書登録、文書属性編集、文書属性付与、分析実行などの操作を指定することができる。また、利用者は文書の登録、属性の編集の結果を表示装置２にて確認することができる。図中省略してあるが、文書群の分析の結果は表示装置２に出力するだけでなくプリンタなどの出力装置にも出力するようにし、利用者が確認することができるようにしてもよい。
【００１１】
図２は、文書属性の一例を示した図である。文書属性の名称として任意の名前を定義することができ、図２では、一例として属性名称をａｂｃとする。属性には複数の項目を纏めて定義することができ、項目型の名称２０と、項目の値である項目型２１とを定義することができる。図２では、項目型２０として日付を指定する日付型、人名を指定する名前型、任意の文字列を指定する文字列型などが定義されている。図２の属性を文書属性蓄積部９に保管するようになっている。この保管した属性を文書属性蓄積部９から取り出し、文書属性編集部８で修正を加える。
【００１２】
図３は、図２の属性を文書属性編集部８で編集した例を示した図である。図３では一例として、文書属性編集部８によって属性の名称がａｂｃからｘｙｚに、項目型の名称２０の「文書印刷日」が「最終印刷日」に、「図面区別」の項目型の「文字列」が「数値」に変更された場合を表している。また、項目型の名称２０に「顧客コード」という新たな数値型の項目も追加されている。また、図示は省略するが、文書属性編集部８によって項目を削除することもできる。さらには、属性ａｂｃ自体を文書属性蓄積部９から削除することも可能である。
【００１３】
図４は、文書属性付与部４による属性付与の一例を示した図である。図４では一例として、文書登録部６で登録する文書、あるいは文書蓄積部７から取り出した文書である「いろは」に文書属性を対応させる場合について表している。属性ｘｙｚから属性ａｂｃに変更する場合、図示のように属性ａｂｃを選択した後（図４の斜線部分参照）、各々の項目の値を代入することができる。なお、図５は、図４の属性ａｂｃを選択した場合の項目値代入の一例を示した図である。これらの編集結果を文書蓄積部７に文書のコンテンツと対応させる形式で保管するようになっている。
【００１４】
図６は、文書属性編集履歴蓄積部１０のデータ形式の一例を示した図である。図６では一例として、１９８３年３月３１日に新たに定義された図２に示す文書属性ａｂｃが１９９６年７月２８日に図３に示したような属性ｘｙｚに示す編集を加えられた場合を示している。図中「←」は、編集が加えられなかった項目を示している。また、図中「×」は削除された項目を示している。文書属性編集履歴蓄積部１０では、各属性ごとに図６に示すようなデータ形式の編集履歴を保管している。なお、図６では属性の編集履歴と、属性の情報を同じデータ形式として示してあるが、他のデータへの参照ポインタを利用する手法を用いることで編集の履歴と属性情報を分けて、図１に示したように文書属性蓄積部９と文書属性編集履歴蓄積部１０に分けて情報を管理することもできる。
【００１５】
図７は、文書属性編集部８の編集の一例を示した図である。文書属性編集部８は、登録属性参照部８１と新規定義部８２を備えている。登録属性参照部８１は、既に文書属性蓄積部９に登録されている属性一覧を有し、新規定義部８２は、新たに定義する文書属性の編集結果を有している。ここでは、一例として新規定義部８２で属性ｎｅｗを定義している。新規定義部８２では、図２で説明したように一つ一つの項目型の名称、項目型を定義することもできる。さらに、登録属性参照部８１から属性の全体、または、それに含まれる項目の一部を選択して定義することもできる。なお、図７では登録属性参照部８１において属性ｘｙｚと属性ｇｈｉの全てを選択し、新規定義部８２に新たな属性ｎｅｗを定義した場合を示している。
【００１６】
図８は、属性の関係を示した図である。図７では示していないが、登録属性参照部８１に示された属性Ａや属性Ｂから、新規定義部８２で属性ａ、ｂ、ｃ、ｄを定義する場合に両者の関係として図８のような関係を定義することができる。図８中左から、属性Ａの全項目と新たに定義する項目を加えてａを定義する場合、属性Ａの項目の一部を選択してｂを定義した場合、属性Ａと属性Ｂの項目の和からｃを定義する場合、属性Ａと属性Ｂの項目の積からＤを定義する場合を示している。なお、図７および図８では示していないが、登録属性参照部８１に示された三つ以上の属性を利用して新たな属性を定義することもできる。
【００１７】
図９は、文書属性編集履歴蓄積部１０のデータ形式の変形例を示した図である。なお、図９では一例として、１９９９／８／１に新規定義された属性ａｂｃが示されている。この属性ａｂｃが図７の登録属性参照部８１に示されており、新たに定義する属性が属性ｄｅｆであったとして説明する。この場合、属性ａｂｃの項目の一部を属性ｄｅｆの項目として利用したとき、属性ｄｅｆの文書属性編集履歴蓄積部１０のデータは、属性ａｂｃの項目印刷日を継承したことを示している（１−▲１▼）が属性ｄｅｆの最初の項目のｆｒｏｍ行に履歴として記録される。図９の例では、新規に項目「承認番号」を定義している。図９の項目管理番号（Ｎｏ．）１、２、３、・・ｎ、属性管理番号▲１▼、▲２▼、・・、ｍは、文書属性編集履歴蓄積部１０内でユニークに管理された番号である。
【００１８】
ここで、図７の登録属性参照部８１に図９の属性ａｂｃ、属性ｄｅｆが提示されており、新たに属性ｇｈｉを定義したとする。属性ｇｈｉでは、属性ｄｅｆの項目「印刷日」、属性ｄｅｆの項目「承認番号」を継承して新たな属性を定義している。この場合、属性ｇｈｉの項目「印刷日」は、属性ｄｅｆから継承しているが、その項目は属性ａｂｃから継承しているため、属性ａｂｃの項目「印刷日」を継承したとしても属性ｇｈｉ型としては同じ定義となるが、属性ｇｈｉを定義する際にどの属性の項目に着目してそれを継承したかがこのように文書属性編集履歴蓄積部１０に記録することができる。
【００１９】
図１０は、分析処理実行部５における文書群分析処理手順を示したフローチャートである。
まず、利用者が入力デバイス１などによって検索条件を指定すると（ステップ１２１）、分析処理実行部５は、指定された検索条件に文書属性や属性の項目が含まれているかどうかを調べる（ステップ１２２）。文書属性や属性の項目が含まれている場合（ステップ１２２；Ｙ）、文書属性蓄積部９と文書属性編集履歴蓄積部１０内のデータを参照し（ステップ１２３）、指定された属性や項目の編集履歴を検索する。指定された条件に編集履歴がある場合（ステップ１２４；Ｙ）、該当する属性、項目も検索条件に含め（ステップ１２５）、検索を実行して検索結果を表示する（ステップ１２６〜１２７）。
【００２０】
例えば、図９の属性ｇｈｉの項目「印刷日」が検索条件と指定され、“印刷日が１９９９／１２／３〜１９９９／１２／３１の文書”などの検索が実行された場合（ステップ１２１、ステップ１２２；Ｙ）、文書属性編集履歴蓄積部１０を参照し、属性ｇｈｉの項目「印刷日」のデータを参照する（ステップ１２３）。この項目が項目ｄｅｆから継承されたこと、さらにそれは項目ａｂｃから継承されたことが文書属性編集履歴蓄積部１０から抽出できた場合（ステップ１２４；Ｙ）、属性ｇｈｉの項目「印刷日」と属性ｄｅｆ、属性ａｂｃのそれらの関連性の定義の一例として、直接継承した項目は距離を１、さらに継承された項目間は距離を２としておく。このように、項目間の関連性は距離が近いほど強いということにして判断してもよいし、その逆数を用いることで判断するようにしてもよい。抽出された関連性も利用者が指定した検索条件に含め（ステップ１２５）、検索を実行して検索結果を表示する（ステップ１２６〜１２７）。
【００２１】
項目ｄｅｆと項目ａｂｃを検索対象として拡張し、属性ａｂｃの文書が検索結果として得られた場合、検索結果に関連度１／２を乗じて検索のランキングとして、分析結果を表示装置２に表示することで、拡張して検索した文書群の関連度を示すことができる。また、検索条件として複数の項目が指定された場合も関連度を加算することで検索ランキングに利用することができる。属性編集の時間差を項目間の関連性として定義し、検索結果にランキングを表示することができる。例えば、編集の時間差の逆数を関連度として乗じて結果表示時にランキングとして表示するなどしてもよい。本実施の形態では、属性の編集日時が文書属性編集履歴蓄積部１０に記録されている場合について説明したが、個々の項目の編集日時を記録して関連度に利用するようにしてもよい。
また、距離１と距離２の両者を項目間の関連度として定義し、項目間の距離と時差の両者を考慮して検索結果を表示するようにしてもよい。
【００２２】
【発明の効果】
請求項１記載の発明では、関連性記憶手段によって内容変更、編集された文書の時間的な属性の変更履歴、編集履歴の関連性をさらに記憶し、履歴記憶手段に記憶されている文書の属性の関連性を時間差により分析するので、編集前後の属性が条件として指定されて検索が行われた場合に、検索対象を拡張して検索を行うことができる。
請求項２記載の発明では、関連性記憶手段によって項目間の関連度を考慮して検索ランキングに利用し、検索結果として表示することができるので、項目間の関連性を判断することができる。
【００２３】
請求項３記載の発明では、第６のステップによって内容変更、編集された文書の時間的な属性の変更履歴、編集履歴の関連性をさらに記憶し、第５のステップに記憶されている文書の属性の関連性を時間差により分析するので、編集前後の属性が条件として指定されて検索が行われた場合に、検索対象を拡張して検索を行うことができる。
請求項４記載の発明では、関連性記憶機能によって内容変更、編集された文書の時間的な属性の変更履歴、編集履歴の関連性をさらに記憶し、履歴記憶機能に記憶されている文書の属性の関連性を時間差により分析するので、編集前後の属性が条件として指定されて検索が行われた場合に、検索対象を拡張して検索を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態に係る文書処理装置の概略構成を示したブロック図である。
【図２】文書属性の一例を示した図である。
【図３】図２の属性を文書属性編集部で編集した例を示した図である。
【図４】文書属性付与部による属性付与の一例を示した図である。
【図５】図４の属性ａｂｃを選択した場合の項目値代入の一例を示した図である。
【図６】文書属性編集履歴蓄積部のデータ形式の一例を示した図である。
【図７】文書属性編集部の編集の一例を示した図である。
【図８】属性の関係を示した図である。
【図９】文書属性編集蓄積履歴部のデータ形式の変形例を示した図である。
【図１０】分析処理実行部における文書群分析処理手順を示したフローチャートである。
【符号の説明】
１入力デバイス
２表示装置
３装置制御部
４文書属性付与部
５分析処理実行部
６文書登録部
７文書蓄積部
８文書属性編集部
９文書属性蓄積部
１０文書属性編集履歴蓄積部[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a document processing apparatus, a document processing method, and a storage medium storing a document processing program for performing search and classification using an attribute of an electronic document and performing document management by analyzing a document group About.
[0002]
[Prior art]
In recent years, there are systems that manage digitized documents, but these systems use bibliographic information such as document names, creation dates and update dates to support document group management and analysis of document groups such as search and classification. It is supposed to be. Also, there is a method for supporting analysis of a document group by using information obtained by extracting a keyword or a part of document content as individual document bibliographic information. Furthermore, there is a method of improving convenience of document registration in the system by automating keyword extraction and information extraction from document contents.
In addition to the information attached to documents prepared in advance by the system, there is a system that can define information attached by the user. In such a system, it is possible to define the item name and item type of the attribute, and input the item value according to the item type defined by the user at any time including document registration and document update And can be input automatically.
Furthermore, a method is also known in which a plurality of bibliographic information and document incidental items described so far are collectively defined as document attributes. In this method, an attribute name is defined, and a plurality of item names and item types included in the attribute are defined and used as a document type. The number of items in the attribute can be increased and decreased, the name / type of the item can be edited, the attribute of the document can be selected when registering or updating the document, and the item value according to the type of each item can be substituted.
[0003]
As described above, conventionally, a method for searching a document group using bibliographic information and document attributes of various documents has been used. A user can extract and use some documents from a document group by specifying bibliographic information values and document attribute values as search conditions. In addition to the above, there is also known a method in which the system classifies and analyzes a document group based on the bibliographic information value and document attribute value of the document.
There has also been proposed a sentence processing apparatus that takes over an attribute by using a part (or all) of an existing attribute and leaves a history of editing when defining a new attribute of a document. In this sentence processing apparatus, a search or the like is performed using an attribute editing history. Specifically, when there is an attribute B that inherits a part (or all) of the attribute A, when a search condition is set for the attribute B, the document group of the attribute A is also searched.
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
However, in the above-described sentence processing apparatus, the relationship between the original attribute and the attribute succeeding the attribute is described only with or without the relationship, and the attribute content is not concrete. Further, when there is a B attribute that inherits the A attribute and a C attribute that inherits the B attribute, a search or the like in consideration of the relationship between the A attribute and the C attribute cannot be performed.
In addition, in each of the above conventional methods, when document attributes such as a document attribute name defined by the user, an item name included in the attribute, and an item type change are edited, before and after the editing. Because the attribute type is different, if you specify the old attribute type and perform a search, documents corresponding to the new attribute type cannot be searched, or even if the user manages the record of editing, specifying search conditions becomes complicated was there. In addition, when the system classifies the document group, since the relationship before and after such editing is not taken into consideration, the desired classification result may not be obtained.
[0005]
Therefore, the object of the present invention is to record the history when the attribute name, the name of the item included in the attribute, the item type included in the attribute is changed, and the like, and whether or not the relationship between the attributes is inherited. It is an object of the present invention to provide a document processing apparatus, a document processing method, and a storage medium storing a document processing program that can be used for document group analysis, search, classification, etc. in consideration of time differences.
[0006]
[Means for Solving the Problems]
According to the first aspect of the present invention, attribute addition means for adding attributes such as the date when the document was acquired, the name of the person who created the document, and the document format to each document, and the attribute addition means Storage means for storing each document by attribute, instruction input means for inputting instructions for changing, editing, searching, etc. of the document stored in the document storage means, and storing the document by the instruction input means When an instruction to change or edit the contents of a document stored in the means is input, the document editing means for changing or editing the contents of the corresponding document, and the document whose contents are changed or edited by the document editing means newly added attribute change history by the attribute addition unit, a history storage means for storing the edit history, each statement said history storage means content changing, edited by the document editing unit Attribute change history, and related storage means for storing a relationship between the attributes of the time difference of the editing history, if an instruction to search the document is input by the instruction input unit, are stored in the document storage means Document analysis means for analyzing the document, the document analysis means based on the content change stored in the relationship storage means, the change history of the attribute of each edited document, the time difference of the edit history , by performing the analysis of the document, to achieve the above object.
According to a second aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, the information processing apparatus further comprises display means for displaying an analysis result by the document analysis means, and the relevance storage means adds or reversely calculates relevance. The above-mentioned object is achieved by displaying a ranking corresponding to the above as a search result on the display means .
[0007]
In the invention described in claim 3, for each document, a document attribute assigning unit for adding attributes such as a date when the document is acquired, a document creator's name, a document format, and the like. Document attribute storage unit for storing each attribute, input device for inputting instructions such as document content change, edit, and search, document attribute edit unit for changing and editing document content, and newly added attributes A document attribute editing history storage unit for storing a change history and an editing history, and an analysis processing execution unit for executing processing such as search and classification, wherein the document attribute assigning unit wherein the document, the date the document was acquired, author of names, a first step of adding an attribute such as document format, the first document with attributes step for each attribute rated in the document attribute storage unit A second step of, a third step of changing the contents of the second document stored in the document attribute storage unit in step, edit, instruction such as search input to the input device, the third When the instruction for changing or editing the content of the document stored in the document attribute storage unit is input to the input device in step S4, the document attribute editing unit changes or edits the content of the corresponding document. a step, with respect to the fourth documents contents modified or edited by the step of, first stores the first newly added attribute change history by step, the edit history in the document attribute editing history storage unit 5 and step, said fifth step the contents changed by the fourth step of the attribute change history of each document that has been edited, the document attribute as relationships between attributes the time difference between the edit history A sixth step of storing the current history storage unit, if the instruction for retrieval of documents is entered in the third step, the analyzing process execution unit is stored in the document attribute storage unit in the second step A seventh step of analyzing the document, and the seventh step changes the contents stored in the document attribute editing history storage unit in the sixth step , and attributes of each edited document The above object is achieved by analyzing the document based on the time difference between the change history and the edit history.
[0008]
According to a fourth aspect of the invention, an attribute addition function for adding attributes such as the date when the document was acquired, the name of the person who created the document, and the document format to each document, and an attribute added by the attribute addition function A document storage function for storing each document by attribute, an instruction input function for inputting an instruction to change, edit, and search the contents of the document stored in the document storage function, and the document storage by the instruction input function When an instruction to change or edit the content of a document stored by the function is input, the document editing function for changing or editing the content of the corresponding document, and the document whose content has been changed or edited by the document editing function change history newly added attribute by the attribute additional function, a history storing function of storing edit history, content change the history storing function by the document editing function, edited Attribute change history of the document, and related storage function to store as association between the attribute a time difference edit history, if an instruction to search the document by said instruction input function is entered, stored in the document storage function a document analysis function for analyzing documents are, but are stored in a computer-readable document processing program for realizing on a computer, the document analysis function, the relevant storage function to the content change that is stored, attribute change history of each document that has been edited, based on the time difference between the editing history, by performing an analysis of documents, to achieve the above object.
[0009]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Hereinafter, a preferred embodiment of the present invention will be described in detail with reference to FIGS.
FIG. 1 is a block diagram showing a schematic configuration of a document processing apparatus according to the present embodiment. As shown in FIG. 1, the text processing system includes an input device 1, a display device 2, a device control unit 3, a document attribute assigning unit 4, an analysis processing execution unit 5, a document registration unit 6, a document storage unit 7, and a document attribute. An editing unit 8, a document attribute storage unit 9, and a document attribute editing history storage unit 10 are provided.
The document registration unit 6 is connected to an input device 1 such as a scanner, a camera, and a keyboard, and is composed of a network connection device (not shown), and performs input to the system of the document processing device.
The device control unit 3 includes a CPU (central processing unit), a memory, and the like, and stores an input document in the document storage unit 7. The document storage unit 7 includes a volatile memory, a hard disk, or an external storage device similar thereto.
The document attribute editing unit 8 defines the document attribute name, item name, type, and the like to be given to the document, and stores the defined document attribute in the document attribute storage unit 9. Also, once stored document attributes can be extracted from the document attribute storage unit 9 and edited by the document attribute editing unit 8.
[0010]
The document attribute editing history storage unit 10 records a history of editing processing executed by the document attribute editing unit 8. The document attribute assigning unit 4 can associate the document extracted from the document storage unit 7 with the document attribute extracted from the document attribute storage unit 9, and can substitute the value of an item included in the attribute. The associated document and attribute are registered in the document storage unit 7.
The analysis processing execution unit 5 executes processing such as search and classification after retrieving the document group from the document storage unit 7 and referring to them after the search and classification conditions are set. The execution result is output to the display device 2.
The input device 1 includes a device such as a keyboard operated by a user, and can specify operations such as document registration, document attribute editing, document attribute assignment, and analysis execution. Also, the user can confirm the result of document registration and attribute editing on the display device 2. Although omitted in the figure, the result of the analysis of the document group may be output not only to the display device 2 but also to an output device such as a printer so that the user can check it.
[0011]
FIG. 2 is a diagram showing an example of document attributes. An arbitrary name can be defined as the name of the document attribute. In FIG. 2, for example, the attribute name is abc. A plurality of items can be collectively defined in the attribute, and an item type name 20 and an item type 21 that is an item value can be defined. In FIG. 2, a date type that specifies a date, a name type that specifies a person name, a character string type that specifies an arbitrary character string, and the like are defined as the item type 20. The attributes shown in FIG. 2 are stored in the document attribute storage unit 9. The stored attribute is taken out from the document attribute storage unit 9 and corrected by the document attribute editing unit 8.
[0012]
FIG. 3 is a diagram showing an example in which the attribute of FIG. 2 is edited by the document attribute editing unit 8. In FIG. 3, as an example, the document attribute editing unit 8 changes the attribute name from abc to xyz, the item type name 20 “document print date” to “last print date”, and “drawing distinction” item type “character”. This represents a case where “Column” is changed to “Numeric”. In addition, a new numeric item “customer code” is added to the item type name 20. Although not shown, the item can be deleted by the document attribute editing unit 8. Furthermore, the attribute abc itself can be deleted from the document attribute storage unit 9.
[0013]
FIG. 4 is a diagram showing an example of attribute assignment by the document attribute assignment unit 4. As an example, FIG. 4 shows a case where the document attribute is associated with “Iroha”, which is a document registered by the document registration unit 6 or a document extracted from the document storage unit 7. When changing from the attribute xyz to the attribute abc, the value of each item can be substituted after selecting the attribute abc as shown (see the hatched portion in FIG. 4). FIG. 5 is a diagram showing an example of item value substitution when the attribute abc in FIG. 4 is selected. These editing results are stored in the document storage unit 7 in a format corresponding to the document contents.
[0014]
FIG. 6 is a diagram showing an example of the data format of the document attribute editing history storage unit 10. In FIG. 6, as an example, when the document attribute abc newly defined on March 31, 1983 shown in FIG. 2 is edited on the attribute xyz as shown in FIG. 3 on July 28, 1996. Is shown. “←” in the figure indicates items that have not been edited. Also, “x” in the figure indicates the deleted item. The document attribute editing history storage unit 10 stores an editing history in a data format as shown in FIG. 6 for each attribute. In FIG. 6, the attribute editing history and the attribute information are shown in the same data format, but the editing history and the attribute information are separated by using a method using a reference pointer to other data. As shown in FIG. 1, information can be managed separately in the document attribute storage unit 9 and the document attribute edit history storage unit 10.
[0015]
FIG. 7 is a diagram showing an example of editing by the document attribute editing unit 8. The document attribute editing unit 8 includes a registered attribute reference unit 81 and a new definition unit 82. The registered attribute reference unit 81 has a list of attributes already registered in the document attribute storage unit 9, and the new definition unit 82 has a result of editing a newly defined document attribute. Here, the attribute new is defined by the new definition part 82 as an example. In the new definition unit 82, the name and item type of each item type can be defined as described with reference to FIG. Furthermore, it is possible to select and define the entire attribute or a part of items included in the attribute from the registered attribute reference unit 81. FIG. 7 shows a case where the registered attribute reference unit 81 selects all of the attribute xyz and the attribute ghi and defines a new attribute new in the new definition unit 82.
[0016]
FIG. 8 is a diagram showing the relationship of attributes. Although not shown in FIG. 7, when the attributes a, b, c, and d are defined by the new definition unit 82 from the attributes A and B shown in the registered attribute reference unit 81, the relationship between them is as shown in FIG. Can be defined. From the left in FIG. 8, when defining a by adding all items of attribute A and newly defined items, selecting a part of the items of attribute A and defining b, items of attribute A and attribute B In the case where c is defined from the sum of, D is defined from the product of the attributes A and B items. Although not shown in FIGS. 7 and 8, a new attribute can be defined using three or more attributes shown in the registered attribute reference unit 81.
[0017]
FIG. 9 is a diagram showing a modification of the data format of the document attribute editing history storage unit 10. In FIG. 9, as an example, an attribute abc newly defined in 1999/8/1 is shown. This attribute abc is shown in the registered attribute reference unit 81 of FIG. 7, and the description will be made assuming that the newly defined attribute is the attribute def. In this case, when a part of the attribute abc item is used as the attribute def item, the data in the attribute attribute def document attribute editing history storage unit 10 indicates that the attribute print date of the attribute abc has been inherited (1). -(1)) is recorded as a history in the from line of the first item of the attribute def. In the example of FIG. 9, a new item “approval number” is defined. 9, item management numbers (No.) 1, 2, 3,..., N, attribute management numbers (1), (2),..., M are uniquely managed in the document attribute editing history storage unit 10. Number.
[0018]
Here, it is assumed that the attribute abc and the attribute def in FIG. 9 are presented in the registered attribute reference unit 81 in FIG. 7 and that the attribute ghi is newly defined. The attribute ghi defines a new attribute by inheriting the item “print date” of the attribute def and the item “approval number” of the attribute def. In this case, the item “print date” of the attribute ghi is inherited from the attribute def, but since the item is inherited from the attribute abc, even if the item “print date” of the attribute abc is inherited, the attribute ghi type However, when defining the attribute ghi, it is possible to record in the document attribute editing history storage unit 10 which attribute item is focused and inherited.
[0019]
FIG. 10 is a flowchart showing a document group analysis processing procedure in the analysis processing execution unit 5.
First, when a user designates a search condition using the input device 1 or the like (step 121), the analysis processing execution unit 5 examines whether or not a document attribute or an attribute item is included in the designated search condition (step 122). ). If the document attribute or attribute item is included (step 122; Y), the data in the document attribute storage unit 9 and the document attribute edit history storage unit 10 are referred to (step 123), and the specified attribute or item is specified. Search edit history. When there is an edit history in the designated condition (step 124; Y), the corresponding attribute and item are also included in the search condition (step 125), the search is executed and the search result is displayed (steps 126 to 127).
[0020]
For example, the item “print date” of the attribute ghi in FIG. 9 is designated as a search condition, and a search such as “documents with a print date of 1999/12/3 to 1999/12/31” is executed (step 121, Step 122; Y), referring to the document attribute editing history storage unit 10 and referring to the data of the item “print date” of the attribute ghi (step 123). If this item is inherited from the item def, and further that it is inherited from the item abc can be extracted from the document attribute editing history storage unit 10 (step 124; Y), the item “print date” of the attribute ghi and the attribute As an example of the definition of the relationship between def and attribute abc, the distance is 1 for directly inherited items, and the distance is 2 for inherited items. Thus, it may be determined that the relationship between items is stronger as the distance is shorter, or may be determined by using the reciprocal thereof. The extracted relevance is also included in the search conditions designated by the user (step 125), the search is executed, and the search results are displayed (steps 126 to 127).
[0021]
When the item def and the item abc are expanded as search targets and a document with the attribute abc is obtained as a search result, the analysis result is displayed on the display device 2 as a search ranking by multiplying the search result by the relevance 1/2. Thus, it is possible to show the degree of relevance of the retrieved document group. Further, even when a plurality of items are designated as the search condition, it can be used for the search ranking by adding the relevance. The attribute editing time difference can be defined as the relationship between items, and the ranking can be displayed in the search results. For example, the reciprocal of the editing time difference may be multiplied as the degree of relevance and displayed as a ranking when displaying the result. In the present embodiment, the case has been described in which the attribute edit date and time is recorded in the document attribute edit history storage unit 10, but the edit date and time of each item may be recorded and used for the degree of association.
Alternatively, both distance 1 and distance 2 may be defined as the degree of association between items, and the search result may be displayed in consideration of both the distance between items and the time difference.
[0022]
【The invention's effect】
In the first aspect of the present invention, contents changed by the relevant storage unit, temporal attributes of the change history of the edited document, and further stores the association of edit history, genus documents stored in the history storing means since analyzing the relevance of sex by the time difference, can be performed when the front and rear of the attribute editing search is specified as the condition is performed, the search to extend the search target.
In the second aspect of the invention, the relevance storage means can be used for search ranking in consideration of the relevance between items and displayed as a search result, so that the relevance between items can be determined.
[0023]
According to the third aspect of the present invention, the change of the temporal attribute of the document whose contents are changed and edited in the sixth step and the relevance of the editing history are further stored, and the document stored in the fifth step is stored. since analyzing the relevance of the attributes by the time difference, can be performed when the front and rear of the attribute editing search is specified as the condition is performed, the search to extend the search target.
According to the fourth aspect of the present invention, the relevancy storage function further stores the change history of the time attribute of the document that has been changed or edited , the relevance of the edit history, and the document attribute stored in the history storage function. since analysis by the relevant time difference can be performed when the search is specified as the condition before and after the attribute editing has been performed, the search to extend the search target.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing a schematic configuration of a document processing apparatus according to an embodiment.
FIG. 2 is a diagram showing an example of document attributes.
FIG. 3 is a diagram illustrating an example in which the attribute of FIG. 2 is edited by a document attribute editing unit.
FIG. 4 is a diagram illustrating an example of attribute assignment by a document attribute assignment unit.
FIG. 5 is a diagram illustrating an example of item value substitution when the attribute abc of FIG. 4 is selected.
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of a data format of a document attribute editing history accumulation unit.
FIG. 7 is a diagram illustrating an example of editing by a document attribute editing unit.
FIG. 8 is a diagram showing attribute relationships.
FIG. 9 is a diagram showing a modification of the data format of the document attribute editing / accumulating history part.
FIG. 10 is a flowchart illustrating a document group analysis processing procedure in an analysis processing execution unit.
[Explanation of symbols]
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Input device 2 Display apparatus 3 Apparatus control part 4 Document attribute provision part 5 Analysis process execution part 6 Document registration part 7 Document storage part 8 Document attribute edit part 9 Document attribute storage part 10 Document attribute edit history storage part

Claims

Attribute adding means for adding attributes such as the date when the document was acquired, the name of the person who created the document, and the document format to each document;
Document storage means for storing, for each attribute, a document to which an attribute is added by the attribute adding means;
Instruction input means for inputting instructions for changing, editing, searching, etc., the contents of the document stored in the document storage means;
A document editing unit that changes or edits the content of the corresponding document when an instruction to change or edit the content of the document stored in the document storage unit is input by the instruction input unit;
A history storage means for storing an attribute change history newly added by the attribute addition means to the document whose contents have been changed or edited by the document editing means, and an editing history;
The history storage means changes the contents by the document editing means, the attribute change history of each edited document, the relevance storage means for storing the time difference of the editing history as the relevance between attributes,
A document analysis unit that analyzes a document stored in the document storage unit when a document search instruction is input by the instruction input unit;
The document analysis means performs document analysis based on the content change stored in the relevance storage means, the change history of the attribute of each edited document, and the time difference of the edit history apparatus.

A display unit for displaying an analysis result by the document analysis unit;
The document processing apparatus according to claim 1, wherein the relevance storage unit displays a ranking corresponding to the relevance level as a search result on the display unit by adding or reversely calculating relevance.

A document attribute assigning unit for adding attributes such as the date when the document was acquired, the name of the document creator, and the document format to each document ;
A document attribute storage unit for storing the attribute-added document for each attribute ;
An input device for inputting instructions such as document content modification, editing, and search;
A document attribute editing section for changing and editing the content of the document;
Document attribute editing history storage unit for storing newly added attribute change history and editing history;
An analysis process execution unit that executes processes such as search and classification;
In a document processing apparatus composed of
A first step in which the document attribute assigning unit adds attributes such as a date when the document is acquired, a person name of the document creator, and a document format to each document;
A second step of storing the document to which the attribute is added in the first step in the document attribute storage unit for each attribute ;
A third step in which an instruction to change, edit, search, or the like of the document stored in the document attribute storage unit in the second step is input to the input device ;
When an instruction to change or edit the content of the document stored in the document attribute storage unit in the third step is input to the input device, the document attribute editing unit changes or edits the content of the corresponding document. A fourth step;
The fifth step of storing to said fourth documents contents modified or edited by the step of the first newly added attribute change history by step, the edit history in the document attribute editing history storage unit When,
The sixth step stores the attribute change history of each document that has been changed and edited by the fourth step and the time difference between the edit histories in the document attribute editing history storage unit as the relationship between the attributes . Steps,
A seventh step in which the analysis processing execution unit analyzes the document stored in the document attribute storage unit in the second step when a document search instruction is input in the third step; Prepared,
In the seventh step, document analysis is performed based on the content change stored in the document attribute edit history storage unit in the sixth step , the attribute change history of each edited document, and the time difference of the edit history. A document processing method characterized by:

An attribute addition function for adding attributes such as the date when the document was acquired, the name of the document creator, and the document format to each document;
A document storage function for storing, for each attribute, a document to which an attribute is added by the attribute addition function;
An instruction input function for inputting an instruction to change, edit, search, etc., the content of the document stored in the document storage function;
A document editing function for changing or editing the content of the corresponding document when an instruction to change or edit the content of the document stored by the document storage function is input by the instruction input function;
A history storage function for storing a change history of an attribute newly added by the attribute addition function to the document whose contents have been changed or edited by the document editing function, and an editing history;
The history storage function changes the contents by the document editing function, the attribute change history of each edited document, the relevance storage function for storing the time difference of the editing history as the relevance between attributes,
When a document search instruction is input by the instruction input function, a document analysis function for analyzing a document stored in the document storage function and a computer-readable document processing program for causing the computer to realize Stored,
The document analysis function performs document analysis based on a content change stored in the relevance storage function, an attribute change history of each edited document, and a time difference between edit histories. A storage medium that stores programs.