JP2009151626A - 文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラムおよび記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】複数の文書の関連を容易に把握することができる文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラムおよび記憶媒体を提供する。
【解決手段】操作部１０１は、文書データベース１１０に記憶された文書情報のなかから、文書情報を選択し、関連情報検索部１０５は、文書情報の親子関係を示す情報である関連情報を記憶する関連情報データベース１２０から、選択された文書情報に関連する関連情報を検索し、関連文書一覧生成部１０６は、検索された関連情報から、選択された文書情報と他の文書情報との階層構造を示す情報である一覧情報を生成し、表示部１０２は、生成された一覧情報に基づいて、選択された文書情報と階層関係にある文書情報を１画面に表示する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラムおよび記憶媒体に関する。

従来、ネットワーク上で関連する文書を検索する方法として、検索サーバにアクセスし、キーワードによる検索結果を表示する技術が一般に知られている。表示された検索結果は、関連文書本体へのリンク情報を含んでいるため、リンク情報をクリックすることによって関連文書にアクセスして表示することができる。しかし、このような技術では、キーワードに関連する文書を文書ごとに独立に表示するため、文書同士の関連性を確認することができないという問題があった。

このような問題を解決するものとして、閲覧文書を指定することにより、閲覧文書と閲覧文書に関連する関連文書一覧を表示する文書閲覧システムが開示されている（特許文献１参照）。この文書閲覧システムでは、利用者は閲覧文書を閲覧する際にその閲覧文書に関連する関連文書も確認することができる。

特開平１０−２６９２３７号公報

しかしながら、上記特許文献１に記載された技術では、１つの文書に関連文書があり、その関連文書にさらに関連文書があるような場合は、閲覧文書ごとに関連文書を確認しなければならないため、ある文書に関連する文書のすべてを一度に確認することができず、全体的な把握をすることが難しいという問題があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、複数の文書の関連を容易に把握することができる文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラムおよび記憶媒体を提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、文書情報を記憶する文書記憶手段と、前記文書情報の親子関係を示す情報である関連情報を記憶する関連情報記憶手段と、前記文書記憶手段に記憶された前記文書情報のなかから、前記文書情報を選択する文書選択手段と、前記関連情報記憶手段から、前記文書選択手段によって選択された前記文書情報に関連する前記関連情報を検索する関連情報検索手段と、前記関連情報検索手段によって検索された前記関連情報から、前記文書選択手段によって選択された文書情報と他の文書情報との階層構造を示す情報である一覧情報を生成する関連文書一覧生成手段と、前記関連文書一覧生成手段によって生成された前記一覧情報に基づいて、前記文書選択手段によって選択された文書情報と階層関係にある文書情報を１画面に表示する関連文書表示手段と、を備えることを特徴とする。

また、本発明は、請求項１に記載の文書管理装置において、前記文書記憶手段は、さらに前記文書情報に、前記文書情報を識別する文書識別情報を対応付けて記憶し、前記関連情報記憶手段は、親子関係における上位の前記文書識別情報である親文書識別情報と、下位の文書識別情報である子文書識別情報とを対応付けて前記関連情報として記憶し、前記関連情報検索手段は、前記文書選択手段によって選択された文書情報に対応する文書識別情報を、前記親文書識別情報または前記子文書識別情報とする前記関連情報を検索し、検索された前記関連情報の前記子文書識別情報または前記親文書識別情報を前記親文書識別情報または前記子文書識別情報とする前記関連情報を再帰的に検索すること、を特徴とする。

また、本発明は、請求項２に記載の文書管理装置において、前記関連文書表示手段は、さらに前記文書情報同士の階層構造における上位または下位の関係を表示すること、を特徴とする。

また、本発明は、請求項１に記載の文書管理装置において、前記文書記憶手段に記憶された前記文書情報を表示する文書一覧表示手段と、前記文書一覧表示手段によって表示された前記文書情報の位置にカーソルが移動したか否かを判定する位置判定手段と、をさらに備え、前記関連文書表示手段は、前記位置判定手段によって前記文書情報の位置に前記カーソルが移動したと判定された場合に、当該文書情報に関連する文書情報を表示すること、を特徴とする。

また、本発明は、請求項１〜４のいずれか一つに記載の文書管理装置において、前記文書情報は、当該文書情報の名称である文書名を含み、前記関連文書表示手段は、前記文書情報として前記文書情報に含まれる前記文書名を表示すること、を特徴とする。

また、本発明は、請求項１〜５のいずれか一つに記載の文書管理装置において、前記関連文書一覧生成手段によって生成された前記一覧情報を記憶部に格納する一覧格納手段、をさらに備えることを特徴とする。

また、本発明は、請求項１〜６のいずれか一つに記載の文書管理装置において、前記文書選択手段は、前記関連文書表示手段によって表示された前記文書情報のなかから、前記文書情報を選択し、前記文書選択手段によって選択された前記文書情報を印刷する印刷手段、をさらに備えることを特徴とする。

また、本発明は、請求項１〜７のいずれか一つに記載の文書管理装置において、前記関連情報検索手段は、さらに、検索された前記関連情報が予め定められた検索の上限値を超えた場合に、検索を終了すること、を特徴とする。

また、本発明は、情報処理装置と、文書情報を記憶するサーバ装置とを備え、前記情報処理装置と前記サーバ装置とをネットワークで接続された文書管理システムにおいて、前記情報処理装置は、前記サーバ装置に記憶された前記文書情報のなかから、前記文書情報を選択する文書選択手段と、前記文書選択手段によって選択された前記文書情報を前記サーバ装置に送信する文書送信手段と、前記サーバ装置は、前記文書情報の親子関係を示す情報である関連情報を記憶する関連情報記憶手段と、前記情報処理装置から送信された前記文書情報を受信する文書受信手段と、前記関連情報記憶手段から、前記文書受信手段によって受信された前記文書情報に関連する前記関連情報を検索する関連情報検索手段と、前記関連情報検索手段によって検索された前記関連情報から、前記文書受信手段によって受信された文書情報と他の文書情報との階層構造を示す情報である一覧情報を生成する関連文書一覧生成手段と、前記関連文書一覧生成手段によって生成された前記一覧情報を前記情報処理装置に送信する一覧送信手段と、前記情報処理装置は、さらに、前記サーバ装置から送信された前記一覧情報を受信する一覧受信手段と、前記一覧受信手段によって受信された前記一覧情報に基づいて、前記文書選択手段によって選択された文書情報と階層関係にある文書情報を１画面に表示する関連文書表示手段と、を備えることを特徴とする。

また、本発明は、請求項９に記載の文書管理システムにおいて、前記関連情報検索手段は、さらに、検索された前記関連情報が予め定められた検索の上限値を超えた場合に、検索を終了すること、を特徴とする。

また、本発明は、文書管理装置で実行される文書管理方法であって、前記文書管理装置は、文書情報を記憶する文書記憶手段と、前記文書情報の親子関係を示す情報である関連情報を記憶する関連情報記憶手段と、を備え、文書選択手段が、前記文書記憶手段に記憶された前記文書情報のなかから、前記文書情報を選択する文書選択工程と、関連情報検索手段が、前記関連情報記憶手段から、前記文書選択工程によって選択された前記文書情報に関連する前記関連情報を検索する関連情報検索工程と、関連文書一覧生成手段が、前記関連情報検索工程によって検索された前記関連情報から、前記文書選択手段によって選択された文書情報と他の文書情報との階層構造を示す情報である一覧情報を生成する関連文書一覧生成工程と、関連文書表示手段が、前記関連文書一覧生成工程によって生成された前記一覧情報に基づいて、前記文書選択工程によって選択された文書情報と階層関係にある文書情報を１画面に表示する関連文書表示工程と、を含むことを特徴とする。

また、本発明は、請求項１１に記載の文書管理方法において、前記関連情報検索工程は、さらに、検索された前記関連情報が予め定められた検索の上限値を超えた場合に、検索を終了すること、を特徴とする。

また、本発明は、上記装置またはシステムに対応する文書管理プログラム及び記憶媒体である。

本発明によれば、文書情報とは別に文書情報同士の関係を示す関連情報を管理し、関連情報から選択された文書情報に関連する関連文書の一覧情報を生成し、生成された一覧情報に基づいて関連する文書情報を表示するため、複数の文書情報の関連を容易に把握することができるという効果を奏する。

以下に添付図面を参照して、この発明にかかる文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラムおよび記憶媒体の最良な実施の形態を詳細に説明する。なお、本発明はこれらの実施の形態に限定されるものではない。

（第１の実施の形態）
第１の実施の形態について、添付図面を参照して説明する。本実施の形態は、本発明にかかる文書管理装置をパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと示す）に適用した例を示す。なお、本発明にかかる文書管理装置は、ＰＣに限定されるものではなく、文書処理を行う装置であれば、サーバ装置、複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）、プリンタ装置、コピー装置、ファクシミリ装置等の様々な装置に適用することができる。

まず、本実施の形態にかかるＰＣの構成例について説明する。図１は、第１の実施の形態にかかるＰＣ１００の構成を示すブロック図である。ＰＣ１００は、操作部１０１と、表示部１０２と、ＵＩ（user interface）制御部１０３と、文書一覧生成部１０４と、関連情報検索部１０５と、関連文書一覧生成部１０６と、関連文書一覧書出部１０７と、関連文書一覧記憶部１０８と、印刷部１０９と、文書データベース１１０と、関連情報データベース１２０とを備えている。

文書データベース１１０は、文書情報を格納する。図２は、文書データベース１１０のデータ構成の一例を示す説明図である。文書データベース１１０は、文書ＩＤと、文書情報とを対応付けて記憶する。ここで、文書ＩＤは、文書情報を識別する情報である。文書情報は、ＰＤＦ（Portable Document Format）データを一例とする文書情報であり、文書情報には文書名も含まれている。なお、文書情報は、画像データやテキストデータ、その他様々な種類のデータのいずれであってもよく、これらのデータを組み合わせてもよい。

関連情報データベース１２０は、文書情報の親子関係を格納する。図３は、関連情報データベース１２０のデータ構成の一例を示す説明図である。関連情報データベース１２０は、関連情報ＩＤと、親文書ＩＤと、子文書ＩＤとを対応付けて記憶する。ここで、関連情報ＩＤは、関連情報を識別する情報である。親文書ＩＤは、子文書ＩＤに対応する文書情報に対して親の関係（すなわち上位の関係）となる文書情報の文書ＩＤである。子文書ＩＤは、親文書ＩＤに対応する文書情報に対して子の関係（すなわち下位の関係）となる文書情報の文書ＩＤである。

図３に示すように、関連情報データベース１２０に格納された関連情報ＩＤ“Ｋ０１”、親文書ＩＤ“Ｂ０１”、子文書ＩＤ“Ｂ０２”と、関連情報ＩＤ“Ｋ０２”、親文書ＩＤ“Ｂ０２”、子文書ＩＤ“Ｂ０３”から、文書ＩＤ“Ｂ０１”、“Ｂ０２”、“Ｂ０３”の文書情報が、親−子−孫の関係であることが分かる。また、関連情報ＩＤ“Ｋ０３”、親文書ＩＤ“Ｂ０２”、子文書ＩＤ“Ｂ０４”から、文書ＩＤ“Ｂ０２”の親文書情報に対して、文書ＩＤ“Ｂ０３”、“Ｂ０４”の２つの子文書情報という関係であることが分かる。このように、文書情報と、文書情報間の関係を異なるデータベースに格納することにより、文書情報間の上位または下位の関係を自由に設定することができる。

操作部１０１は、キーボードやマウスなどの入力装置であり、文書一覧表示の指示、文書一覧に表示された文書情報のなかから関連文書一覧を生成する対象となる文書情報の指示および関連文書一覧表示の指示を受け付ける。また、操作部１０１は、関連文書一覧表示された文書情報から印刷対象となる文書情報の指示および印刷の指示、関連文書の一覧の表示形式の選択等を受付ける。操作部１０１は、文書情報間の親子関係の指示を受け付ける。

ＵＩ制御部１０３は、操作部１０１、表示部１０２および印刷部１０９を制御する。また、ＵＩ制御部１０３は、操作部１０１から文書情報間の親子関係の指示を受け付けた場合は、親子関係を指定された文書情報に対応する文書ＩＤを関連情報データベース１２０に格納する。

文書一覧生成部１０４は、操作部１０１によって文書一覧表示の指示を受け付けた場合に、文書データベース１１０から文書ＩＤおよび文書情報を取得し、取得した文書ＩＤおよび文書情報から表示部１０２に表示する文書一覧情報を生成する。

関連情報検索部１０５は、操作部１０１によって関連文書一覧を生成する対象となる文書情報の指示および関連文書一覧表示の指示を受け付けた場合に、指示された文書情報に対応する文書ＩＤに関連する関連情報を関連情報データベース１２０から検索する。

ここで、文書ＩＤに関連する関連情報を検索する処理とは、まず親文書ＩＤまたは子文書ＩＤに注目する文書ＩＤが含まれる関連情報を検索し、さらに検索された関連情報の子文書ＩＤまたは親文書ＩＤが親文書ＩＤまたは子文書ＩＤである関連情報を再帰的に検索することによって実現する。これにより、最初に指示した文書ＩＤに関連する関連情報を漏れなく検索することができる。

関連文書一覧生成部１０６は、関連情報検索部１０５によって検索された関連情報から関連文書の一覧情報を生成する。ここで、関連文書の一覧情報とは、ある文書情報と他の文書情報との階層構造を示す情報である。なお、関連文書の一覧情報のデータ構造は、文書情報と文書情報間の階層構造、すなわち上位下位の関係を示すことができればどのようなデータ構造でもよく、例えば上位ポインタ数と、１または複数の上位ポインタと、文書ＩＤと、下位ポインタ数と、１または複数の下位ポインタとを組としたデータで１つの文書情報を示すようにしてもよい。この場合、上位ポインタ数が０であれば最上位文書となり、下位ポインタ数が０であれば最下位文書となる。また、上位ポインタを複数格納することができるため、１つの文書情報に対して複数の親の関係にある文書情報を表すことができ、下位ポインタを複数格納することができるため、１つの文書情報に対して複数の子の関係にある文書情報を表すことができる。

表示部１０２は、ディスプレイ装置などの表示装置であり、操作部１０１によって受付けた指示に応じて、文書一覧生成部１０４が生成した文書一覧や、関連文書一覧生成部１０６によって生成された関連文書一覧等を表示する。

関連文書一覧書出部１０７は、関連文書一覧生成部１０６によって生成された関連文書の一覧情報を関連文書一覧記憶部１０８に格納する。関連文書一覧記憶部１０８は、関連文書の一覧情報を記憶する。

印刷部１０９は、プリンタ装置であり、操作部１０１によって印刷を指示された文書情報を印刷する。なお、印刷部１０９はＰＣ１００から独立した構成であってもよい。

次に、以上のように構成されているＰＣ１００による文書一覧・関連文書一覧表示処理について説明する。図４は、ＵＩ制御部１０３、文書一覧生成部１０４、関連情報検索部１０５、関連文書一覧生成部１０６、関連文書書出部１０７、印刷部１０９が行う文書一覧・関連文書一覧表示処理手順を示すフローチャートである。

まず、ＵＩ制御部１０３は、操作部１０１によって入力された文書一覧表示の指示を受け付ける（ステップＳ４０１）。文書一覧生成部１０４は、文書データベース１１０から文書ＩＤと文書情報を取得する（ステップＳ４０２）。文書一覧生成部１０４は、文書一覧情報を生成する（ステップＳ４０３）。文書一覧生成部１０４は、例えば文書データベース１１０から取得した文書情報のサムネイル画像を配置した文書一覧情報を生成する。

ＵＩ制御部１０３は、文書一覧を表示部１０２に表示する（ステップＳ４０４）。図５は、表示部１０２に表示した文書一覧の一例を示す説明図である。図５に示すように、文書情報がフォルダごとに管理されている場合は、指示されたフォルダに含まれる文書情報のサムネイル画像を表示してもよい。また、サムネイル画像に代えて文書名を表示するようにしてもよく、サムネイル画像と文書名の両方を表示してもよい。

ＵＩ制御部１０３は、文書ＩＤの指示および関連文書一覧表示の指示を受け付ける（ステップＳ４０５）。ＵＩ制御部１０３は、具体的に表示部１０２に表示されている文書情報の１つに対する指示を受け付けることにより、文書情報に対応する文書ＩＤを取得する。関連情報検索部１０５は、関連情報データベース１２０から文書ＩＤに対応する関連情報を取得する（ステップＳ４０６）。具体的に、関連情報検索部１０５は、関連情報データベース１２０から注目する文書ＩＤが親文書ＩＤまたは子文書ＩＤとして格納されている関連情報を検索する。さらに、注目する文書ＩＤの関連する文書ＩＤとして検索された文書ＩＤに対して関連情報を再帰的に検索する。これにより、注目する文書ＩＤに対して関連する文書ＩＤを親子関係とともに取得することができる。

なお、関連情報データベース１２０に記憶されている関連情報が多いために、膨大な検索時間がかかると想定されるときは、予め検索の上限値を定めておき、検索の上限値を超えた場合に、検索を終了するようにしてもよい。ここで、検索の上限値とは、例えば関連情報の検索数や、注目する文書ＩＤから検索対象とする親や子の代の数（例えば、親の代は注目する文書情報から３代まで検索し、子の代は注目する文書情報から２代まで検索する等）である。

関連文書一覧生成部１０６は、検索した関連情報から関連文書の一覧情報を生成する（ステップＳ４０７）。具体的に、関連文書一覧生成部１０６は、検索した関連情報から、注目する文書ＩＤに関連する文書ＩＤを取得し、取得した文書ＩＤに対する上位または下位の文書ＩＤを示した関連文書の一覧情報を生成する。

ＵＩ制御部１０３は、関連文書を表示する（ステップＳ４０８）。具体的には、ＵＩ制御部１０３は、関連文書の一覧情報から文書ＩＤのみを抽出し、抽出された文書ＩＤに対応する文書情報に含まれる文書名および詳細情報を一覧にして表示する。図６は、表示部１０２に表示した関連文書一覧の一例を示す説明図である。図６に示すように、注目する文書情報に関連するすべての文書情報の文書名および詳細情報が一覧で表示される。

ＵＩ制御部１０３は、関連文書の表示形式切替の要求があるか否かを判断する（ステップＳ４０９）。ＵＩ制御部１０３は、具体的には操作部１０１によって関連文書の表示形式切替の指示を受け付けたか否かによって判断する。関連文書の表示形式切替の要求がないと判断した場合は（ステップＳ４０９：Ｎｏ）、ステップＳ４１１に進む。

関連文書の表示形式切替の要求があると判断した場合は（ステップＳ４０９：Ｙｅｓ）、ＵＩ制御部１０３は関連文書の一覧情報から指定された表示形式で関連文書を表示する（ステップＳ４１０）。具体的に、ＵＩ制御部１０３は、関連情報の一覧情報を用い、注目する文書ＩＤとの親子関係が視覚的に確認できる関連文書の表示情報を生成する。図７は、表示部１０２に表示した関連文書の一覧の一例を示す説明図である。図７に示すように、注目する文書情報と関連する文書情報との親子関係が１画面で表示される。なお、図７では、文書情報同士の関係を分かりやすくするために、文書情報を表示する位置に注目する文書情報との関係が記載されているが、実際には文書名やサムネイル画像が表示される。

ＵＩ制御部１０３は、関連文書の一覧情報の書出しの要求があるか否かを判断する（ステップＳ４１１）。ＵＩ制御部１０３は、具体的には操作部１０１によって関連文書一覧の書出しの指示を受け付けたか否かによって判断する。関連文書の一覧情報の書出しの要求がないと判断した場合は（ステップＳ４１１：Ｎｏ）、ステップＳ４１３に進む。

関連文書の一覧情報の書出しの要求があると判断した場合は（ステップＳ４１１：Ｙｅｓ）、関連文書一覧書出部１０７は現在表示している関連文書の一覧情報を書出し（ステップＳ４１２）、関連文書一覧記憶部１０８に格納する。これにより、関連文書一覧生成部１０６が一度生成した関連文書の一覧情報を関連文書一覧記憶部１０８に格納しておくことにより、関連文書一覧の表示が指示された場合に再度関連文書の一覧情報を生成することなく、関連文書一覧を表示部１０２に表示することができる。

ＵＩ制御部１０３は、文書印刷の要求があるか否かを判断する（ステップＳ４１３）。ＵＩ制御部１０３は、具体的には操作部１０１によって印刷対象である文書情報の指示と印刷の指示を受け付けたか否かによって判断する。文書印刷の要求がないと判断した場合は（ステップＳ４１３：Ｎｏ）、処理を終了する。文書印刷の要求があると判断した場合は（ステップＳ４１３：Ｙｅｓ）、指示された文書情報を印刷する（ステップＳ４１４）。

このように、本実施の形態では、注目する文書情報と階層関係にある文書情報を１画面で表示することができるため、必要書類の過不足を容易に確認することができ、文書の作成漏れを防ぐことができる。また、文書情報同士の階層構造を１画面で表示することができるため、一目で文書同士の関連を把握することができる。

例えば、見積書、発注書、納品書のような関連がある複数の文書情報についても、見積書と発注書、発注書と納品書に親子関係を指定しておくことにより、見積書、発注書、納品書のすべてが関連文書として１画面で表示されるため、関連した文書情報を漏れなく確認することができる。

また、紙文書を電子化した場合であっても、複数の文書情報の関連を容易に把握することができるため、文書情報を容易に管理することができる。

また、関連文書一覧の表示形式として、上述した実施の形態での表示形式に代えて、表示部１０２に表示されているサムネイル画像や文書名の位置にカーソルを合わせた場合に、ポップアップ画面に関連文書の一覧を表示するようにしてもよい。図８は、表示部１０２に表示した文書一覧と関連文書一覧の一例を示す説明図である。

この場合は、まず図１に図示しない位置判定部が、文書一覧画面８１に表示された文書情報のサムネイル画像８２の位置にカーソル８３を移動したか否かを判定する。位置判定部は、文書情報のサムネイル画像８２の位置にカーソル８３を移動したと判定した場合、関連情報検索部１０５は、カーソルが移動して停止した位置に表示された文書情報に対応する文書ＩＤに関連する関連情報を検索し、関連文書一覧生成部１０６は一覧情報を生成し、表示部１０２が関連文書一覧を関連文書一覧画面８４にポップアップ表示（すなわちツールヒント表示）する。なお、サムネイル画像８２の位置にカーソル８３を移動することに代えて、カーソル８３をサムネイル画像８２の位置に合わせて、クリックやダブルクリック等の指示することにより、関連文書一覧画面８４を表示するようにしてもよい。

図９は、本実施の形態にかかるＰＣ１００のハードウェア構成の一例を示す説明図である。本実施の形態にかかるＰＣ１００は、それぞれＣＰＵ（Central Processing Unit）９０１等の制御装置と、ＲＯＭ（Read Only Memory）９０２やＲＡＭ（Random Access Memory）９０３等の記憶装置と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＣＤ（Compact Disk）ドライブ装置等の外部記憶装置９０４と、ディスプレイ装置等の表示装置９０５と、キーボードやマウス等の入力装置９０６と、他の装置と通信を行う通信Ｉ／Ｆ９０７とこれらを接続するバス９０８を備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。

本実施の形態にかかるＰＣ１００で実行される文書管理プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。

また、本実施の形態にかかるＰＣ１００で実行される文書管理プログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、本実施の形態にかかるＰＣ１００で実行される文書管理プログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。

また、本実施の形態の文書管理プログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。

本実施の形態にかかるＰＣ１００で実行される文書管理プログラムは、上述した各部（ＵＩ制御部、文書一覧生成部、関連情報検索部、関連文書一覧生成部、関連文書一覧書出部等）を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が上記記憶媒体から文書管理プログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、ＵＩ制御部、文書一覧生成部、関連情報検索部、関連文書一覧生成部、関連文書一覧書出部等が主記憶装置上に生成されるようになっている。

なお、文書データベース１１０および関連情報データベース１２０は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、光ディスク、メモリカードなどの一般的に利用されているあらゆる記憶媒体により構成することができる。

（第２の実施の形態）
第２の実施の形態について、添付図面を参照して説明する。本実施の形態にかかる文書管理システムの構成例について、第１の実施の形態と異なる部分を説明する。他の部分については第１の実施の形態と同様であるので、上述した説明を参照し、ここでの説明を省略する。

図１０は、第２の実施の形態にかかる文書管理システムの構成を示すブロック図である。本実施の形態にかかる文書管理システム１０は、ＰＣ２００とサーバ３００とを備えている。ＰＣ２００とサーバ３００は、ネットワーク４００を介して接続されている。

ＰＣ２００は、操作部１０１と、表示部１０２と、ＵＩ制御部２０３と、関連文書一覧書出部１０７と、関連文書一覧記憶部１０８と、印刷部１０９と、通信制御部２１１とを備えている。ここで、操作部１０１と、表示部１０２と、関連文書一覧書出部１０７と、関連文書一覧記憶部１０８と、印刷部１０９の構成、機能は、第１の実施の形態と同様であるので、説明を省略する。

ＵＩ制御部２０３は、上述した第１の実施の形態で説明した機能、構成に加え、通信制御部２１１を介してサーバ３００に文書一覧情報の生成の指示や、文書ＩＤおよび関連文書の一覧情報の生成の指示を行う。

通信制御部２１１は、ネットワーク４００を介して接続されているサーバ３００との間でデータを送受信する。

サーバ３００は、文書一覧生成部１０４と、関連情報検索部１０５と、関連文書一覧生成部１０６と、通信制御部３１１と、文書データベース１１０と、関連情報データベース１２０とを備えている。ここで、文書一覧生成部１０４と、関連情報検索部１０５と、関連文書一覧生成部１０６と、文書データベース１１０と、関連情報データベース１２０の構成、機能は、第１の実施の形態と同様であるので、説明を省略する。

通信制御部３１１は、ネットワーク４００を介して接続されているＰＣ２００との間でデータを送受信する。また、通信制御部３１１は、ＰＣ２００から送信された文書一覧情報の生成の指示や、文書ＩＤおよび関連文書の一覧情報の生成の指示に応じて、文書一覧生成部１０４や関連情報検索部１０５を制御する。

次に、以上のように構成されている文書管理システム１０による文書一覧・関連文書一覧表示処理について説明する。図１１−１、図１１−２は、ＵＩ制御部２０３、通信制御部２１１、３１１、文書一覧生成部１０４、関連情報検索部１０５、関連文書一覧生成部１０６、関連文書一覧書出部１０７、印刷部１０９が行う文書一覧・関連文書一覧表示処理手順を示すフローチャートである。なお、詳細な処理は、第１の実施の形態と同様であるので、上述した説明を参照する。

まず、ＰＣ２００のＵＩ制御部１０３は、操作部１０１によって入力された文書一覧表示の指示を受け付ける（ステップＳ１１０１）。通信制御部２１１は、文書一覧情報の生成の指示をサーバ３００に送信する（ステップＳ１１０２）。

サーバ３００の通信制御部３１１は、文書一覧情報の生成の指示を受信する（ステップＳ１１０３）。文書一覧生成部１０４は、文書データベース１１０から文書ＩＤと文書情報を取得する（ステップＳ１１０４）。文書一覧生成部１０４は、文書一覧情報を生成する（ステップＳ１１０５）。通信制御部３１１は、文書一覧情報をＰＣ２００に送信する（ステップＳ１１０６）。

ＰＣ２００の通信制御部２１１は、文書一覧情報を受信する（ステップＳ１１０７）。ＵＩ制御部１０３は、文書一覧を表示部１０２に表示する（ステップＳ１１０８）。ＵＩ制御部１０３は、文書ＩＤの指示および関連文書一覧表示の指示を受け付ける（ステップＳ１１０９）。通信制御部２１１は、取得した文書ＩＤおよび関連文書一覧情報の生成の指示をサーバ３００に送信する（ステップＳ１１１０）。

サーバ３００の通信制御部３１１は、文書ＩＤおよび関連文書一覧情報の生成の指示を受信する（ステップＳ１１１１）。関連情報検索部１０５は、関連情報データベース１２０から文書ＩＤに対応する関連情報を取得する（ステップＳ１１１２）。関連文書一覧生成部１０５は、検索した関連情報から関連文書の一覧情報を生成する（ステップＳ１１１３）。通信制御部３１１は、関連文書の一覧情報をＰＣ２００に送信する（ステップＳ１１１４）。

ＰＣ２００の通信制御部２１１は、関連文書の一覧情報を受信する（ステップＳ１１１５）。ＵＩ制御部１０３は、関連文書を表示する（ステップＳ１１１６）。次に、ＵＩ制御部１０３は、関連文書の表示形式切替の要求があるか否かを判断する（ステップＳ１１１７）。関連文書の表示形式切替の要求がないと判断した場合は（ステップＳ１１１７：Ｎｏ）、ステップＳ１１１９に進む。

関連文書の表示形式切替の要求があると判断した場合は（ステップＳ１１１７：Ｙｅｓ）、ＵＩ制御部１０３は関連文書の一覧情報から指定された表示形式で関連文書を表示する（ステップＳ１１１８）。ＵＩ制御部１０３は、関連文書の一覧情報の書出しの要求があるか否かを判断する（ステップＳ１１１９）。関連文書の一覧情報の書出しの要求がないと判断した場合は（ステップＳ１１１９：Ｎｏ）、ステップＳ１１２１に進む。

関連文書の一覧情報の書出しの要求があると判断した場合は（ステップＳ１１１９：Ｙｅｓ）、関連文書一覧書出部１０７は現在表示している関連文書の一覧情報をファイルに書出し（ステップＳ１１２０）、関連文書一覧記憶部１０８に格納する。これにより、一度生成された関連文書の一覧情報を書出しておくことにより、再度関連文書の一覧を表示する際に、サーバ３００に対して処理を指示することなしに、関連文書一覧を表示部１２０に表示することができる。

ＵＩ制御部１０３は、文書印刷の要求があるか否かを判断する（ステップＳ１１２１）。なお、関連文書である文書情報が大量である場合は、文書印刷の要求がされた時点で、サーバ３００から文書情報を送信するようにしてもよい。文書印刷の要求がないと判断した場合は（ステップＳ１１２１：Ｎｏ）、処理を終了する。文書印刷の要求があると判断した場合は（ステップＳ１１２１：Ｙｅｓ）、指示された文書情報を印刷する（ステップＳ１１２２）。

このように、本実施の形態では、サーバ３００で文書データベース１１０や関連情報データベース１２０を備えて文書管理を行い、ＰＣ２００からの指示によって関連文書の一覧情報を生成するため、ＰＣ２００の処理負荷を軽減することができる。

以上、本発明を第１および第２の実施の形態を用いて説明してきたが、上述した実施の形態に多様な変更または改良を加えることができる。また、上述した第１の実施の形態、第２の実施の形態において説明した構成や機能は、自由に組み合わせることができる。

第１の実施の形態にかかるＰＣの構成を示すブロック図である。 文書データベースのデータ構成の一例を示す説明図である。 関連情報データベースのデータ構成の一例を示す説明図である。 ＵＩ制御部、文書一覧生成部、関連情報検索部、関連情報一覧生成部、関連情報書出部、印刷部が行う文書一覧・関連文書一覧表示処理手順を示すフローチャートである。 表示部に表示した文書一覧の一例を示す説明図である。 表示部に表示した関連文書の一覧の一例を示す説明図である。 表示部に表示した関連文書の一覧の一例を示す説明図である。 表示部に表示した文書一覧と関連文書一覧の一例を示す説明図である。 本実施の形態にかかるＰＣのハードウェア構成の一例を示す説明図である。 第２の実施の形態にかかる文書管理システムの構成を示すブロック図である。 ＵＩ制御部、通信制御部、文書一覧生成部、関連情報検索部、関連文書一覧生成部、関連文書一覧書出部、印刷部が行う文書一覧・関連文書一覧表示処理手順を示すフローチャートである。 ＵＩ制御部、通信制御部、文書一覧生成部、関連情報検索部、関連文書一覧生成部、関連文書一覧書出部、印刷部が行う文書一覧・関連文書一覧表示処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ 文書管理システム
１００ ２００ パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
１０１ 操作部
１０２ 表示部
１０３ ２０３ ＵＩ制御部
１０４ 文書一覧生成部
１０５ 関連情報検索部
１０６ 関連文書一覧生成部
１０７ 関連文書一覧書出部
１０８ 関連文書一覧記憶部
１０９ 印刷部
１１０ 文書データベース
１２０ 関連情報データベース
２１１ 通信制御部
３００ サーバ
３１１ 通信制御部
４００ ネットワーク

Claims (14)

1. 文書情報を記憶する文書記憶手段と、
   前記文書情報の親子関係を示す情報である関連情報を記憶する関連情報記憶手段と、
   前記文書記憶手段に記憶された前記文書情報のなかから、前記文書情報を選択する文書選択手段と、
   前記関連情報記憶手段から、前記文書選択手段によって選択された前記文書情報に関連する前記関連情報を検索する関連情報検索手段と、
   前記関連情報検索手段によって検索された前記関連情報から、前記文書選択手段によって選択された文書情報と他の文書情報との階層構造を示す情報である一覧情報を生成する関連文書一覧生成手段と、
   前記関連文書一覧生成手段によって生成された前記一覧情報に基づいて、前記文書選択手段によって選択された文書情報と階層関係にある文書情報を１画面に表示する関連文書表示手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記文書記憶手段は、さらに前記文書情報に、前記文書情報を識別する文書識別情報を対応付けて記憶し、
   前記関連情報記憶手段は、親子関係における上位の前記文書識別情報である親文書識別情報と、下位の文書識別情報である子文書識別情報とを対応付けて前記関連情報として記憶し、
   前記関連情報検索手段は、前記文書選択手段によって選択された文書情報に対応する文書識別情報を、前記親文書識別情報または前記子文書識別情報とする前記関連情報を検索し、検索された前記関連情報の前記子文書識別情報または前記親文書識別情報を前記親文書識別情報または前記子文書識別情報とする前記関連情報を再帰的に検索すること、を特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記関連文書表示手段は、さらに前記文書情報同士の階層構造における上位または下位の関係を表示すること、を特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記文書記憶手段に記憶された前記文書情報を表示する文書一覧表示手段と、
   前記文書一覧表示手段によって表示された前記文書情報の位置にカーソルが移動したか否かを判定する位置判定手段と、をさらに備え、
   前記関連文書表示手段は、前記位置判定手段によって前記文書情報の位置に前記カーソルが移動したと判定された場合に、当該文書情報に関連する文書情報を表示すること、を特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. 前記文書情報は、当該文書情報の名称である文書名を含み、
   前記関連文書表示手段は、前記文書情報として前記文書情報に含まれる前記文書名を表示すること、を特徴とする請求項１〜４のいずれか一つに記載の文書管理装置。
6. 前記関連文書一覧生成手段によって生成された前記一覧情報を記憶部に格納する一覧格納手段、をさらに備えることを特徴とする請求項１〜５のいずれか一つに記載の文書管理装置。
7. 前記文書選択手段は、前記関連文書表示手段によって表示された前記文書情報のなかから、前記文書情報を選択し、
   前記文書選択手段によって選択された前記文書情報を印刷する印刷手段、をさらに備えることを特徴とする請求項１〜６のいずれか一つに記載の文書管理装置。
8. 前記関連情報検索手段は、さらに、検索された前記関連情報が予め定められた検索の上限値を超えた場合に、検索を終了すること、を特徴とする請求項１〜７のいずれか一つに記載の文書管理装置。
9. 情報処理装置と、文書情報を記憶するサーバ装置とを備え、前記情報処理装置と前記サーバ装置とをネットワークで接続された文書管理システムにおいて、
   前記情報処理装置は、
   前記サーバ装置に記憶された前記文書情報のなかから、前記文書情報を選択する文書選択手段と、
   前記文書選択手段によって選択された前記文書情報を前記サーバ装置に送信する文書送信手段と、
   前記サーバ装置は、
   前記文書情報の親子関係を示す情報である関連情報を記憶する関連情報記憶手段と、
   前記情報処理装置から送信された前記文書情報を受信する文書受信手段と、
   前記関連情報記憶手段から、前記文書受信手段によって受信された前記文書情報に関連する前記関連情報を検索する関連情報検索手段と、
   前記関連情報検索手段によって検索された前記関連情報から、前記文書受信手段によって受信された文書情報と他の文書情報との階層構造を示す情報である一覧情報を生成する関連文書一覧生成手段と、
   前記関連文書一覧生成手段によって生成された前記一覧情報を前記情報処理装置に送信する一覧送信手段と、
   前記情報処理装置は、さらに、
   前記サーバ装置から送信された前記一覧情報を受信する一覧受信手段と、
   前記一覧受信手段によって受信された前記一覧情報に基づいて、前記文書選択手段によって選択された文書情報と階層関係にある文書情報を１画面に表示する関連文書表示手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
10. 前記関連情報検索手段は、さらに、検索された前記関連情報が予め定められた検索の上限値を超えた場合に、検索を終了すること、を特徴とする請求項９に記載の文書管理システム。
11. 文書管理装置で実行される文書管理方法であって、
    前記文書管理装置は、
    文書情報を記憶する文書記憶手段と、
    前記文書情報の親子関係を示す情報である関連情報を記憶する関連情報記憶手段と、を備え、
    文書選択手段が、前記文書記憶手段に記憶された前記文書情報のなかから、前記文書情報を選択する文書選択工程と、
    関連情報検索手段が、前記関連情報記憶手段から、前記文書選択工程によって選択された前記文書情報に関連する前記関連情報を検索する関連情報検索工程と、
    関連文書一覧生成手段が、前記関連情報検索工程によって検索された前記関連情報から、前記文書選択手段によって選択された文書情報と他の文書情報との階層構造を示す情報である一覧情報を生成する関連文書一覧生成工程と、
    関連文書表示手段が、前記関連文書一覧生成工程によって生成された前記一覧情報に基づいて、前記文書選択工程によって選択された文書情報と階層関係にある文書情報を１画面に表示する関連文書表示工程と、
    を含むことを特徴とする文書管理方法。
12. 前記関連情報検索工程は、さらに、検索された前記関連情報が予め定められた検索の上限値を超えた場合に、検索を終了すること、を特徴とする請求項１１に記載の文書管理方法。
13. 請求項１１または請求項１２に記載の文書管理方法をコンピュータに実行させる文書管理プログラム。
14. 請求項１３に記載の文書管理プログラムを記憶したコンピュータに読み取り可能な記憶媒体。

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