Tagasisidestamine

Tagasisidestamine suhtlusoskuste skeemil (ESTÜ, 2007)

Tagasisidestus (ingl feedback) on sõnum selle kohta, millist mõju mingi tegevus või käitumine avaldab ja mis vajab tegevuses muutmist või väärib säilitamist. Tagasiside on hinnang tegevusele ja ettepanek mingi tegevuse lõpetamiseks, jätkamiseks või alustamiseks.

Tagasisidestus juhtimis- ja teabeteoorias tähendab teabevahetust ülesande täitmise ajal. Sõjanduses nimetatakse korduvat teabevahetust (milles ülesande andja ja saaja reaalajas ühiselt täpsustavad tegevust) tagasiside silmuseks.

Tagasiside olemus

Erinevad allikad on välja toonud tagasisidestamisega seostuvad mitmed väljendid nagu kommenteerimine, selgitamine, kriitika, kinnitamine, sisuline arendamine, konstruktiivne peegeldamine, korrigeerimine, miinused-plussid, võrdlemine standardiga jne

Tagasiside toimib kahepoolse protsessina, kus osapooled reageerivad üksteiselt saadud sõnumitele ning kus iga tagasiside andmine ja vastuvõtmine kujundab seda, kuidas osapooled järgmise sammuna mõtlevad või käituvad.

Nii tagasiside andmine ja vastuvõtmine eeldab aktiivse kuulamise kasutamist.

Tagasiside pakub ainulaadse võimaluse teada saada, kuidas inimesed üksteise käitumist tajuvad ja milline mõju sellel neile on. Seda teades saab ära hoida eksisamme ja parandada koostööd.

Tagasiside oma olemuselt on suunatud positiivse muutuse tekitamisele või toimiva säilitamisele.

Tagasiside võib olla

• korrigeeriv, et muuta seda, mis ei toimi
• positiivne ehk tunnustav, et säilitada ja tugevdada seda, mis toimib.

Tagasiside ei ole:

• kriitika – rääkimine sellest, mis on halvasti, koos süüdlase otsimisega
• kaeblemine – rääkimine sellest, mis on halvasti, ilma olukorra põhjustajale viitamata
• kiitus – üldistus positiivsest
• lipitsemine – silmakirjalik positiivse rõhutamine, eesmärgiga mõjuda hästi või panna teine midagi enda heaks tegema

Kasu tagasisidest

Inimestel on vajadus teada, kuidas teised neid tajuvad ja kuidas nende tegevus teisi mõjutab. Seega tagasiside.

• hoiab käigus
• kinnistab toimivat tegevusviisi / käitumist
• toetab mittetoimiva tegevusviisi / käitumise muutmist

• aitab inimesena areneda
• võimaldab eneseteadlikkust suurendada
• mõjutab motivatsiooni
• loob avatud õhkkonda

Tagasiside esitamine

Tagasiside õnnestumise vundament

Tagasiside andmise esimene printsiip: aktsepteerimine ja respekteerimine

Tagasiside andmise teine printsiip: teise inimese taustsüsteemi mõistmine

Tagasiside peaks tuginema	Tagasiside ei tohiks tugineda
hoolimisele reaalsele olukorrale konkreetsele tegevuse kirjeldusele	emotsioonidele minevikukogemustele ennatlikele järeldustele

Tagasiside õnnestumise 5 võtmefaktorit

Hoiak

• Tagasiside saajasse lugupidav ja väärtustav suhtumine.
• Hoiakut väljendava pilkkontakti, kehakeele ja hääletooni teadvustamine

Motiivid

• Eesmärgi tead(vusta)mine, miks tagasisidet anda: innustada? muutusele tõuget anda? probleemi lahendada?  midagi parandada? karistada, häbistada, süüdistada? hajutada tähelepanu?

Ajastatus

• Tagasiside on küsitud
• Teine osapool on vastuvõtlik tagasiside suhtes
• Tagasiside on vahetu

Tagasiside stiil

• Objektiivne ja täpne kirjeldus, mis ei mõista kohut
• Kirjeldab lühidalt, mida kuuldi, nähti
• Keskendub tegevusele või käitumisele, ei hinda inimest ennast
• Väldib teise motiivide mõistatamist
• Arvestab tagasiside saaja emotsionaalseid vajadusi (nt eneseväärikuse säilimist)

Fookus

• Eesmärgil
• Võimalustel ja lahendusel
• Õppimisel, arengul, muutusel
• Tänulikkusel, heasoovlikkusel

Tagasiside esitamise põhitõed

1.  Tagasiside andmiseks tuleb valida koht, kus pole karta katkestamist, kus on tagatud privaatsus ja kus tagasiside saaja saab keskenduda. Kui inimene ei suuda keskenduda tagasisides sisalduvale sõnumile, ei tõuse sellest mingit kasu.

2.  Tagasisides tuleb keskenduda nii tugevatele kui nõrkadele külgedele. Tagasiside saajal peaks olema võimalus kindlaks teha neid tegevusviise, tänu millele ta on edukas olnud, ja rõõmustada nende üle.

3.  Tagasiside juures on väga tähtis, et see puudutaks käitumist ja tegevust, mitte inimest ennast.

4.  Tagasiside  puhul püütakse saavutatakse kokkulepe toimunu ühtmoodi mõistmise kohta

5.  Tagasiside kirjeldab, kuidas üks või teine käitumisviis mõjutab tulemust.

6.  Tagasiside andmisel kehtib vastastikuse mõjutamise printsiip - see, kuidas tagasiside vastu võetakse, sõltub paljus tagasiside andjast. Mitmed uuringud näitavad, et tagasiside allikas on sageli kõige tähtsam faktor, mis määrab, kas tagasiside saaja võtab selle vastu või lükkab tagasi. Usaldusväärse allika olulisemaid omadusi on tõsiseltvõetavus, mis põhineb kahel peamisel tunnusel – asjatundlikkus ja usaldatavus. Tagasisidet aitab aktsepteerida saaja kindlustunne tagasiside andja motiivides.

Tagasiside vastuvõtmine

Enda kohta käivat tagasiside vastuvõtmist takistab:

• Soovimatus või võimetus oma enesehinnangut küsimärgi alla seada.

Tugev usk endasse ja oma võimetesse on edukatele inimestele iseloomulik.  Oma minapildi vaidlustamine on raske, võib tekitada trotsi ja tahtmist tagasi teha (...aga sina ise…).

Selle takistuse ületamiseks tuleb tagasisides näidata  head võimalust pidevaks õppimiseks ja arenemiseks.

• Hirm oma nõrkuste paljastamise ees.

Mitte keegi ei taha paista ebaefektiivse või rumalana. Et vähendada nõrkuste avalikkuse ette toomisega kaasnevat ärevust, tuleb hindavat tagasisidet anda alati nelja silma all. Tagasiside saajale peab jääma täielik kontroll saadud tagasiside üle. Ta peab saama ise otsustada, mida ta tahab avalikuks teha ja kuidas.

• Tunne, et tagasiside ei ole tasakaalus.

Tagasiside vastuvõttu mõjutab ka edastatav sõnum ise. Tunnustust on kergem aktsepteerida kui hindamist, sest tunnustus tundub paljudele nende minapildiga paremini kokku sobivat. Niisiis peaks tagasiside andma soovitusi, missugust käitumist võiks jätkata ja kirjeldama ka seda, mida on vaja muuta. Selline rõhuasetus annab täpsema ja tasakaalustatuma pildi.

Kasulikud küsimused tagasiside täpsustamiseks:

• Mida sa sellega täpselt mõtlesid?
• Kas sa võiksid seda selgitada?
• Mida sa silmas pidasid, kui ütlesid, et ...?
• Kas ma sain õigesti aru, et sa …?
• Kas mul on õigus, kui võtan su mõtte kokku niimoodi ...?

Positiivsele tagasisidele reageerimine

Inimesed on väga erinevad ja reageerivad tagasisidele individuaalselt. On inimesi, kel on positiivset tagasisidet ebamugav vastu võtta. Paljudel on kalduvus ennast ja oma tegemisi pisendada. Alati ei osata oma hästi tehtud tööst ja muudest tegemistest rõõmu tunda ning kerge on positiivsest tagasisidest segadusse sattuda. Sellega jääb kasutamata suurepärane võimalus saada hea enesetunne, suurendada positiivset energiat ja tõsta enesehinnangut.

Erinev tagasisidestamine

Eristatakse kolme konstruktiivse tagasiside liiki:

1.  Tunnustav/julgustav tagasiside (ingl appreciation), mis kirjeldab teise osapoole õnnestunud tegevusi ja tänab tehtu eest

2.  Juhendav/suunav tagasiside (ingl coaching), mis suunab küsimuste kaudu teist osapoolt oma tegevust analüüsima ja kogemust teadvustama

3.   Hindav tagasiside (ingl evaluation), mis kirjeldab konstruktiivselt tegevusi, mida teine osapool võiks korrigeerida, nende tegevuste olulisust ja mõju ning oodatavat muutust

Tunnustava tagasiside reeglid

1. Väljenda konkreetselt, kes ja mida täpselt hästi tegi.
2. Vestle tagasiside saajaga sel teemal, esita küsimusi, tunne lähemat huvi! Kui keegi on midagi hästi teinud, tahab ta sellest rääkida.
3. Talleta tunnustus (näiteks arenguvestluste kausta või faili).
4. Avalikusta tunnustus – räägi sellest teistele (perekonnas või meeskonnas), pane teadetetahvlile vm.
5. Anna kellegi teise poolt tulnud tunnustus edasi - räägi alati pereliikmetele või teistele töötajatele, kui kedagi on tunnustatud.
6. Märka kolleegide või lähedaste puhul esile tõstmist väärivat, ka pisiasjades. Inimeste tunnustamine on nende väärtustamine. Silmatorkavaid erilisi sündmusi tuleb harva ette, seetõttu tuleb tunnustamise võimalusi otsida.

Hindava tagasiside reeglid

1. Tee seda kiiresti, nelja silma all ja võimalusel kohe peale aset leidnud sündmust vahetult suheldes (mitte telefoni või meili teel).
2. Lepi kokku faktide osas – kindlusta, et te mõlemad näete asja ühtmoodi, saate ühtmoodi aru, mis toimus ja millest räägitakse.
3. Arvusta tegevust, mitte inimest!
4. Selgita, miks asi on tähtis. Räägi seostest, tagajärgedest jne.
5. Lepi kokku, kuidas asja parandada (võimalusel ka tähtaeg).
6. Lõpeta millegi motiveeriva või tunnustavaga.

Edasiviiv tagasiside

Õppimise tagasisidestamisel kasutatakse ka edasiviiva tagasiside mõistet. Viimane on oma olemuselt õppeprotsessi toetaja ja suunaja, omades seega motiveerivat mõju.

Edasiviiv tagasiside on toetava hindamise tuumaks. Selline tagasiside on tõhus ainult siis, kui ta täidab oma eesmärki – aitab tagasiside saajal  edasi minna ja areneda.

Tõhus tagasiside on seotud hindamise põhiküsimustega:

• kuhu minna  – mis on eesmärk, mida tahetakse saavutada,
• kus ma olen – milline on tagasiside saaja hetkeseis, mida ta juba teab, aru saab, rakendada oskab, millised on väärarusaamad,  
• mida teha, et eesmärki saavutada.

Gordoni akna kasutamine tagasisidestamisel

Tagasisidestamise valik Gordoni akna abil

Gordon on soovitanud erinevaid tagasiside andmise viise lähtuvalt sellest, kelle probleemiga on tegemist (Gordoni aknast). Neid variante kirjeldab juuresolev joonis.

Seega on oluline kasutada hindavat tagasisidet eelkõige teise osapoole mind häiriva käitumise puhul, tunnustavat tagasisidet neutraalsete ja hästi toimivate suhtlemissituatsioonide kordamise innustamiseks.

Edasiside

Edasiside (ingl feedforward) on vahend inimese enda muutumistahte käivitamiseks. Kui on  kõhklused tagasiside osas või on olukord, kus tagasiside end ei õigusta, siis võiks võimalusel anda edasisidet.

Edasiside on tulevikku suunatud ja kannab endas positiivset jõustamist. Edasiside andmine põhineb eeldusel, et saaja on võimeline tulevikus tegema positiivseid muudatusi. Edasiside seostub inimese positiivse enesekuvandiga ja võimaldab seda täiendada või olemasolevaid harjumusi muuta. Edasiside kirjeldab ootusi teise osapoole käitumisele, tegevuse soovitavat tulemust. Edasisidet väljendatakse tulevikku puudutavate ettepanekute või soovitustena.  

Edasiside kasudeks peetakse:

• Muuta saab tulevikku, mitte minevikku
• Vigade ettelugemisest tunduvalt tõhusam viis on selgitada, kuidas teha õigesti
• Edasiside sobib eriti hästi edukatele inimestele
• Edasiside võib tulla igaühelt, kes on ülesandest teadlik
• Edasisidet ei võeta vastu sama isiklikult kui tagasisidet
• Erinevalt edasisidest võib tagasiside võimendada komplekse
• Edasiside võib puudutada samu küsimusi, mida tagasisidegi
• Inimestele sageli ei meeldi saada ega ka anda negatiivset tagasisidet
• Edasiside on sageli kiirem ja tõhusam kui tagasiside

Vaata ka

• Aktiivne kuulamine
• Konflikti reguleerimine
• Kontaktioskus
• Mittesõnalised suhtlusvahendid
• Selge eneseväljendamine
• Suhtlustõkked
• Tagasiside
• Äraütlemine